So gehen Vermieter von Monteurwohnungen gekonnt mit Beschwerden um

Erstellt am: 4. Februar 2022
Beschwerden

Unzufriedene Mieter von Monteurwohnungen gibt es immer mal, das gehört zum Vermieterleben dazu. Dabei beschweren sich Personen oftmals über Kleinigkeiten oder über Dinge, die in ihrer persönlichen Wahrnehmung schief laufen. Bleiben Sie dennoch stets freundlich, neutral und aufmerksam und prüfen Sie jede Beschwerde gründlich. Idealerweise können Sie dem Mieter so sagen, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende getan haben.

Zeigen Sie Ihrem Mieter immer, dass Sie die Beschwerde ernst nehmen, zeigen Sie Verständnis und auch, dass Sie aktiv werden. Bitten Sie um einen sachlichen Nachweis und gehen Sie der Sache nach, egal was Sie von der Beschwerde persönlich halten und entscheiden Sie dann, ob tatsächlich ein guter Grund für eine Beschwerde vorhanden ist.

Die meisten Mieter sind vernünftig, insbesondere wenn sie sich ernst genommen fühlen. Sollten Mieter aber den Eindruck gewinnen, dass Sie als Vermieter gar nichts unternehmen, es Ihnen gleichgültig ist oder Schlimmeres, kann dies für großen Unmut sorgen und Ihrem Mietsverhältnis und sogar Ihrem Image schaden.

Feedback von Mietern immer ernst nehmen

Ob Sie eine Form von professionellem Beschwerdemanagement benötigen, hängt von Ihren persönlichen Umständen ab – haben Sie einen Mieter, der schon über sechs Monate in Ihrer Monteurwohnung wohnt, so ist die Ausgangslage eine andere, als wenn Sie gewerblich oder mehrere Wohnungen mit viel Mieter-Wechsel vermieten.

Negatives Feedback von Mietern Ihrer Monteurzimmer oder Ferienwohnung sollten Sie immer aufnehmen und dann objektiv entscheiden, ob diese einen guten Grund für Beschwerden haben. Wenn Sie Bewertungen Ihrer „Kunden“ ernst nehmen, können Sie Ihr Mietangebot nur verbessern. Es kann ja auch durchaus sein, dass Sie mal was übersehen oder einen blinden Fleck haben. Die Personen, die in Ihrer Mietwohnung wohnen, wissen schließlich am besten, ob diese in Ordnung ist und können Sie auch auf kleinere Mängel hinweisen, die Sie selbst übersehen hätten. Sie sehen – negatives Feedback kann durchaus konstruktiv sein, nehmen Sie es also keinesfalls persönlich.

Zufriedene Mieter, Star-Vermieter

Zufriedene Mieter sind immer der Idealfall, deshalb sollten Sie aktiv alles dafür tun, was Sie können. Selbst wenn es gar keine Beschwerden gab – fragen Sie am Besten sogar proaktiv nach und geben Sie dem Mieter vor Auszug ein Feedbackformular an die Hand. Ihre Mieter sind Ihre Zielgruppe und können Ihnen am Besten sagen, wie Sie zum perfekten Star-Vermieter werden. Zudem werden Mieter, die sich wertgeschätzt fühlen, eher wiederkehren.

Je nach Ihren Umständen und Ihrem Verhältnis zum Mieter, können Sie darüber nachdenken, eine spezielle E-Mail-Adresse für Beschwerden über Ihre Monteurzimmer einzurichten. Hotels, Jugendherbergen oder Gästehäuser sollten sogar ein Formular extra für Beschwerden vorbereiten und auch einen Prozess vorsehen, darauf sofort zu reagieren. Das gilt auch für Serviceleistungen, wie den Putzservice.

Wenn Sie Mitarbeiter für die Vermietung Ihrer Monteurunterkunft haben, sei es Hausverwaltung oder Hausmeister – machen Sie diesen rechtzeitig deutlich, worauf es Ihnen ankommt und mit welcher Einstellung diese Mietern entgegentreten sollten, die sich bei ihnen beschweren. Mitarbeiter der Hausverwaltung sollten wie oben beschrieben reagieren, alles schriftlich festhalten, die nötigen Schritte einleiten und Sie selbst informiert halten. Es sollte niemals vorkommen, dass eine Beschwerde ins Leere läuft oder nicht ernst genommen wird. Im schlimmsten Fall werden Sie haftbar, wenn durch Mängel ein Sicherheitsrisiko besteht.

Haben Sie eine einzige Einliegerwohnung mit einem Mieter, so werden Sie diese und ggf. wiederholt auftauchende Probleme ohnehin gut kennen. Für Vermieter mehrerer Wohnungen und Monteurzimmer empfiehlt es sich jedoch, alles gut zu protokollieren und dokumentieren, sodass jederzeit klar ist, ob das gleiche Problem wiederholt aufgetaucht ist und wie es behoben wurde.

Umgang mit dem verärgerten Mieter

Personen, die sich beschweren, zumal mit gutem Grund, sind häufig etwas aufgebracht oder verärgert. Reagieren Sie darauf nicht grantig, sondern zeigen Sie Verständnis und versichern Sie Ihrem Mieter, dass Sie sich darum kümmern werden. Lassen Sie Ihren Mieter auch nicht lange warten.

Hören Sie freundlich aktiv zu, bewahren Sie Ihre Ruhe. Werden Sie niemals abschätzig.
Besser: zeigen Sie Ihrem Mieter Interesse, ein „ich verstehe“ bringt Sie weiter, als sich bei einer Beschwerde angegriffen zu fühlen. Versetzen Sie sich in die Lage des Mieters. Bei einem mehr oder minder klaren Sachverhalt ist es auch immer schön, eine Entschuldigung anzubringen oder zumindest ein „es tut mir leid, dies zu hören“. Es geht nicht ums Recht haben oder um Machtspiele, sondern darum, im Sinne eines aktiven Beschwerdemanagements Beschwerden über Missstände rund ums Monteurzimmer rechtzeitig abzufangen.

Wenn Sie nicht umgehend für Abhilfe sorgen können, erklären Sie dies dem Mieter. Ignorieren Sie ihn nicht. Wenn möglich, bieten Sie von sich aus eine Kompensation an. Bei „weicheren“ Themen, zum Beispiel wenn es im Nachbarhaus ständig hoch her geht, lassen Sie Ihren Mieter erkennen, dass Sie auf seiner Seite sind und dass Sie gemeinsam eine Lösung finden werden.

Ernstzunehmender Beschwerdegrund Ruhestörung

Ein häufiger Beschwerdegrund ist ganz klar „Lärm“ – von Nachbarn im gleichen Haus oder auch aus der Umgebung. Gerade wer aus beruflichen Gründen vor allem unter der Woche eine Zweitwohnung benötigt, um für den Arbeitseinsatz vor Ort fit und ausgeschlafen zu sein, will eben auch genau dies in der Monteurwohnung ungestört tun können - schlafen und ausruhen.

Manche Personen sind lärmempfindlicher als andere, jedoch gibt es auch verhältnismäßig objektive Kriterien und Limits. Eine Hausordnung, als auch gesetzliche Vorschriften, geben ebenfalls einen Rahmen für das ruhige Zusammenleben vor.

Beschwerden über Lärm im Interesse des harmonischen Mietverhältnisses ernst nehmen

Beschwerden von Mietern über Lärm kann die Nachbarn betreffen, einschließlich deren Musik, Klavierübungen, Kinder, zu lauter Fernseher, Parties, Duschen, Renovierungen, Gartengeräte, ... Sie mögen es als Vermieter als gerechtfertigt empfinden oder nicht, doch wenn sich ein Mieter Ihrer Monteurwohnung über zu viel Lärm aus der Nachbarschaft beschwert, sollten Sie dies ernst nehmen und nach Ihren Möglichkeiten auch handeln – auch wenn einige der aufgezählten Lärmquellen in vernünftigem Umfang von niemandem untersagt werden können.

Gesetzliche oder kommunale Regelungen zu Ruhezeiten

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Regelungen von Bundesländern und Gemeinden zum Thema Lärmschutz. Häufig ist dies die Nachtruhe von 22 Uhr bis um 6 Uhr morgens. An Sonn- und Feiertagen ist ganztägig Ruhe zu halten.

Bestimmte Ruhestörungen müssen grundsätzlich hingenommen werden, wie beispielsweise durch Babys, Schritte, Straßenlärm ... Für andere zu tolerierende Lärmquellen gibt es oftmals zeitliche Richtwerte, zum Beispiel ist Duschen zur nächtlichen Zeit auf 30 Minuten zu begrenzen – verbieten kann man dies nicht. Auch für Hundebellen gibt es oftmals Richtwerte, wie bis zu 30 Minuten täglich, beim Üben eines Instruments sind es zwei Stunden am Tag.

Mit Baulärm und Renovierungen leben

Baulärm oder Renovierungslärm ist ein besonderes Ärgernis. Dieser kann aus der Nachbarschaft stammen oder innerhalb des Hauses seinen Ursprung haben. Gegen Baulärm in der Umgebung können Sie wenig ausrichten, es sei denn, ein Nachbar renoviert immer sonntags selbst.

Bei Renovierungen innerhalb des Hauses sollten Sie die Mieter informieren, ggf. auch über Baustellen in der Umgebung. Im Sonderfall Kurzzeitmiete ist dies ein kritischer Punkt, denn wenn Ihnen zum Zeitpunkt der Vereinbarung bewusst war, dass der neue Mieter Baulärm wird ertragen müssen, dann sollten Sie ihm dies im Eigeninteresse nicht verschweigen, sondern beim Abschluss des Mietvertrages vielmehr sein Verständnis bestätigen lassen.

Allerdings können Sie ohnehin Glück haben und Ihr Mieter ist zur gleichen Zeit auf Montage, zu der auch der Bau- oder Renovierungslärm rund um Ihre Monteurwohnung entsteht.

Beschwerden bei Geruchsbelästigung

Beschwerden über Essensgerüche und Grillen aus Geruchsgründen, Rauch von Kaminen, Zigarettenrauch, ... nicht nur die Ohren sondern auch die Nase kann empfindlich reagieren. Wenn sich einer Ihrer Mieter über Essengerüche, Grillen, etc. von Mitbewohnern beschwert, versuchen Sie, im Rahmen der Hausordnung für die Monteurwohnung darauf einzuwirken.

Sind andere Nachbarn, auch aus umliegenden Häusern, Grund für Ärger, sollten Sie zumindest versuchen, diesen zu schildern, was für Unzufriedenheit sorgt. Sie können immer darum bitten, zu versuchen, den Rauch fern der Schlafzimmer Ihrer Mieter zu halten. Gleiches gilt für Lagerfeuer und auch Kamine.

Bei schlimmerer Geruchsbelästigung, zum Beispiel durch Müll oder Abwasser, sollten Sie ebenfalls im Eigeninteresse versuchen, der Ursache möglichst sofort einen Riegel vorzuschieben. Sollten schlechte Gerüche in der eigenen Monteurwohnung entstehen, finden und beheben Sie die Ursache sofort, da dies immer ein schlechtes Zeichen ist und keine Empfindlichkeit.

Beschwerden über ausgefallene Heizung

Es gibt kein Gesetz zur Heizperiode, wohl aber Richtwerte aus der Rechtsprechung. Die Heizperiode in Deutschland liegt zwischen Anfang Oktober und Ende April. Während dieser Heizsaison, müssen Sie die Heizung betriebsbereit halten. Doch auch bei Kälteperioden außerhalb dieses Zeitraums sollte die Heizung angestellt werden können, eine normale Raumtemperatur in Deutschland gilt als 18 bis 22 Grad, sie sollte niemals darunter fallen.

Dabei sollte die Heizung während der Heizperiode von 6 Uhr morgens bis 23 h volle Leistung haben, während der Nacht darf sie gedrosselt werden. Dennoch, auch nachts sollte die Raumtemperatur mindestens 18 Grad betragen.

Die Reparatur der Heizung obliegt immer Ihnen als Vermieter. Wenn die oben genannten Temperaturen in der Wohnung nicht erreicht werden können, ist der Mieter zur Beschwerde durchaus berechtigt, und auch zur Mietminderung – sogar bis zu 75 Prozent. Wenn dieser Mangel nicht behoben wird, können Mieter fristlos kündigen. Auch bei einer nicht voll funktionierenden Heizungsanlage, kann die Miete um 20 Prozent gemindert werden. Der Mieter muss Sie allerdings vorher umgehend über den Mangel informieren.

Beschwerden über Mängel, defekte Geräte und Beschädigungen

Wir empfehlen Ihnen, bei jeder Vermietung eine Inventarliste und ein Übergabeprotokoll anzufertigen und diese natürlich aktuell zu halten und ernst zu nehmen. Der Mieter sollte diese durchaus prüfen und dann unterzeichnen. Machen Sie Fotos vor jedem Neubezug.

Denn häufige Beschwerden im Rahmen der Vermietung von möblierten Monteurzimmern beziehen sich auf berechtigte oder manchmal auch unberechtigte Mängel. Wenn Sie eine [LINK] ausgestattete Monteurwohnung vermieten, gehören da Einrichtungsgegenstände, aber auch Elektrogeräte dazu. Wenn der Internetanschluss und TV inklusive sind, sind Sie auch hierfür zuständig. Eben für alles, was in der Mietvereinbarung enthalten ist.

Geht also mal was kaputt, ist der Mieter völlig im Recht, sich darüber zu beschweren und die Reparatur oder Ersatz zu verlangen. Umgehend. Der Gebrauch der Mietsache, wie vorgesehen, muss sichergestellt sein. Dazu gehört selbstverständlich so Grundlegendes wie Stromversorgung, eine funktionierende Heizung, - aber auch eine funktionierende Waschmaschine oder Mikrowelle, wenn diese zur Ausstattung gehören. Dazu gehört eine defekte Klingel ebenso wie laufende Internetstörungen.

Bei berechtigten Mängeln, können Mieter die Miete kürzen und u. U. vorzeitig kündigen. Normalerweise wollen Sie dies vermeiden und ohnehin Ihre Wohnung gut instand halten.

Übliche Mietverträge sehen eine Kleinreparatur-Klausel vor – gilt diese bei Kurzzeitmiete?

Grundsätzlich ja, doch bleiben Sie fair und vermeiden Sie Konflikte und Ärger, wenn Ihnen der gesunde Menschenverstand sagt, dass ein neuer Mieter nicht die Ursache für ein defektes Gerät ist, welches die vergangenen zwölf Jahre im Einsatz war. Ohnehin kann ein Zeitwert angesetzt werden – daher die Inventarliste. Elektrogeräte müssen Sie reparieren oder ersetzen. Ihre Mieter können eine einwandfreie Mietsache erwarten, als Vermieter einer Monteurwohnungen auf Zeit, hilft Ihnen daher die innere Einstellung weiter, immer selbst verantwortlich für die Ausstattung zu sein.

Mietmängel: Schimmel

Für viele Vermieter ist der größte Alptraum, wenn sich Mieter über Schimmelbefall beschweren. Zeigen Sie Verständnis, wenn dies der Fall ist und gehen Sie der Sache zügig nach, im Zweifelsfall am besten mit einem Spezialisten, der entsprechende Messgeräte hat. Hat Ihr Mieter recht, ist es in Ihrem eigenen Interesse, so schnell wie möglich den Schimmel zu beseitigen – und vor allem auch die Ursache für Feuchtigkeit und Schimmelbefall. Denn die Folgen für Ihre Immobilie können viel schlimmer sein, als eine Beschwerde.

Hat Ihr Mieter Unrecht oder es besteht keinen Grund für eine hartnäckige Beschwerde, so können Sie dies ebenfalls ein für allemal nachweisen, wenn Sie einen Experten ranlassen. Dies kostet mehr, sollte es Ihnen aber wert sein. Schimmel müssen Sie jedenfalls beseitigen. Gleiches gilt für Baustoffemissionen und Ähnliches.

Mietminderung bei Schimmelbefall und anderen Mängeln

Will der Mieter die Miete aufgrund von Schimmel oder Feuchtigkeit mindern, ist er in der Bringpflicht, den Sachmangel darzulegen. Eine Mietminderung kommt in Betracht, wenn die Nutzung der Mietsache beeinträchtigt ist.

Gleiches gilt auch für andere Defekte und reparaturbedürftige Dinge, allerdings sind diese oftmals einfacher zu klären. Wichtig zu wissen – Ihr Kurzzeitmieter kann nicht nur unerwartet kündigen und weiterziehen, schließlich hat er nichts in diese Wohnung investiert, sondern er kann eben auch für die defekte Spülmaschine Miete einbehalten und mehr noch für eine defekte Heizung und andere grundlegende Dinge, die in jeder Mietwohnung vorhanden sein und funktionieren müssen.

Für jede Mietminderung ist der Mieter in der Beweispflicht. Dies sollte aber nicht Ihr einziges Interesse sein. Denken Sie immer auch an den Werterhalt Ihrer Immobilie, Folgemieter und dementsprechend auch an Bewertungen im Internet. Mieten Arbeitgeber regelmäßig bei Ihnen für mehrere Personen, ist dies sicherlich ebenfalls besondere Aufmerksamkeit wert.

Beschwerden, auf die Sie weniger eingehen müssen

Allgemeinen Beschwerden über die Freundlichkeit oder Lebensweise der Nachbarn brauchen Sie kein Gehör zu schenken, auch nicht über Begleiterscheinungen deren normalen Alltags.

Sie müssen als Vermieter also nichts gegen schreiende Babies, spielende Kinder, duschende Nachbarn oder hörbare Schrittgeräusche unternehmen – jedoch sollten Sie tun, was Sie können, wenn es in Ihrem Einflussbereich liegt.

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