Buchführung für die Vermietung von Monteurzimmern

Erstellt am: 6. Februar 2022
Buchhaltung

Speziell wenn Sie mehrere Monteurzimmer oder Monteurwohnungen oder eine Ferienwohnung mit häufigem Wechsel vermieten, ist es eine Herausforderung, die Buchhaltung im Griff zu haben. Als Immobilienbesitzer ist die Buchhaltung jedoch immens wichtig, nicht nur zu Steuerzwecken, sondern auch, damit Sie wirtschaftlich handeln, den Überblick behalten, Rücklagen bilden sowie speziell auch Kosten sparen können.

Gerade bei mehreren Vermietungen von Ferienzimmern oder Monteurzimmern in kurzem Zeitraum, ist es wichtig, finanzielle Transaktionen nachverfolgen zu können und alle relevanten Belege sorgfältig und geordnet aufzubewahren. Selbst das einfachste System ist besser, als gar keines. Sie müssen nicht nur Einnahmen und Ausgaben überwachen, sondern auch die Mieteingänge und Kautionszahlungen.

Einnahmen und Ausgaben im Blick haben

Für Ausgaben sollten Sie jederzeit gut vorbereitet sein, dazu gehören Unterhalt, Reparaturen, Verwaltung, Ersatz von Einrichtungsgegenständen und Geräten, usw. Auch zu einer bestimmten Saison können Sie in jedem Jahr weniger Einnahmen aber mehr Ausgaben haben – dies können Sie bei einer guten Finanzplanung erkennen und voraussagen.

Je mehr Ferienwohnungen oder Monteurwohnungen bzw. Zimmer für Monteure oder Feriengäste Sie einzeln vermieten, des komplizierter wird es. Wie halten Sie also dies alles auseinander? Die Buchhaltung nicht jederzeit in Ordnung zu halten, kann Sie nicht nur kosten, sondern auch zu Problemen bei der Steuererklärung führen.

Gleichgültig, ob Sie privat vermieten oder gewerblicher Vermieter sind, Sie müssen Ein- und Ausgänge im Blick behalten und fürs Finanzamt alles belegen können. Gerade wenn Sie erstmals vermieten oder mehrere Wohnungen hinzugekommen sind, ist es wichtig, zu verstehen, wie Sie Herr der Buchhaltung bleiben.

Finanzplanung für Mietobjekte

Die Höhe der Mieteinnahmen und auch die Ausgaben rund um Ihre Mietobjekte sind nicht immer mit Sicherheit vorhersagbar. Auch hierfür ist es wichtig, sich akkurater Finanzplanung zu bedienen.

Es mag übertrieben und kompliziert erscheinen, ein komplettes System für die Buchführung und Finanzplanung einzuführen, vor allem wenn Sie nur wenige Vermietungen haben. Dies kann Ihnen jedoch dabei helfen, das Beste aus Ihrem Mietobjekt herauszuholen und eben den größten Gewinn mit Ihrer Monteurwohnung oder Ferienzimmern zu erzielen.

Sie wollen auch jederzeit Summen wiederfinden können – speziell auch jene, welche Ihnen Mieter schulden oder welche Kautionssumme sie Ihnen gezahlt haben. Beginnen Sie mit einem guten Buchhaltungssystem, bevor es überwältigend wird und kümmern Sie sich regelmäßig darum, neue Ein- und Ausgänge zu vermerken, beispielsweise immer wöchentlich zum gleichen Zeitpunkt.

Vorteile, die Finanzen immer im Blick zu haben

  • Sie behalten den Überblick darüber, welche Ihrer Mietobjekte profitabel sind und welche Ihnen Geld kosten
  • Sie stellen sicher, dass alle finanziellen Verpflichtungen rund um Ihre Mietobjekte nachgekommen wird – wie Versicherungen, Hausmeister, Stromkosten, usw.
  • Sie sind darauf vorbereitet, neue Investitionen oder Anschaffungen zu tätigen oder wenn Renovierungs- oder Reparaturkosten auf Sie zukommen
  • Sie haben alles für die Steuererklärung zur Hand und brauchen sich deswegen nicht zu stressen

Welche Besonderheiten gibt es bei der Buchhaltung für die Vermietung von Monteurwohnungen?

Jede Branche hat Besonderheiten, wenn es um die Finanzplanung geht. Für Immobilien bzw. Mietobjekte ist Folgendes wichtig:

  • Ausgaben (angemessenes) Mieteinkommen gegenüber stellen
  • Mehrere Konten – eines für jedes Mietobjekt
  • Verbuchung bei Zahlungseingang oder bei Rechnungslegung?

    Wenn Sie Ihren Bedarf gut kennen, können Sie auch ein effizientes System für Ihre Buchhaltung aufstellen.

Entscheiden Sie Folgendes, wenn es um die Buchhaltung geht: Sollte die Buchhaltung auf dem Papier oder digital erfolgen? Heute sollte dies immer mithilfe des Computers geschehen, da Sie auch die Steuererklärung elektronisch übermitteln sollten.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wie behalten Sie im Blick, ob alle Mietzahlungen rechtzeitig eingegangen sind?

Wie vermerken Sie Ausgaben, wie Unterhalt / Instandhaltung, Reparaturen und auch Werbung bzw. Annoncen für Ihre Mietobjekte?

Viele Vermieter behandeln das Thema Buchhaltung sehr (nach-) lässig, da es keine besondere Freude bereitet und zu aufwändig erscheint. Es ist jedoch essentiell, ein starkes System einzurichten, um Ihre Vermietertätigkeit zu optimieren und das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

Grundlegendes über Buchhaltung für Vermieter

Es ist wichtig, von Anfang an Buchhaltungs-Grundlagen und Finanzplanung zu verstehen, auch wenn Sie einen Buchhalter oder Steuerberater beschäftigen wollen. Es ist immer gut, selbst die Sache im Blick zu haben und schnell reagieren zu können – es sei denn, Sie geben die Verwaltung Ihrer Mietobjekte komplett aus der Hand.

Unter Buchhaltung versteht man die Aufzeichnung finanzieller Transaktionen für Individuen oder Unternehmen. Gleichgültig also, ob Sie Privatvermieter oder gewerblicher Vermieter sind, mit Buchhaltung sollten Sie sich regelmäßig beschäftigen. Für Analyse und Planung Ihrer Finanzen gibt es die Finanzplanung.

Gerade wenn Sie mehrere Monteurzimmer oder Monteurwohnungen vermieten, werden Sie sich vielleicht schon häufiger gefragt haben, wie Sie den Überblick über Zahlungseingänge (Mieteingänge), Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten, Nebenkosten, usw. besser behalten können.

Tipps für die Buchhaltung für die Vermietung von Monteurzimmern

  • Richten Sie getrennte Konten für Ihren persönlichen Bedarf und für Ihre Vermietung ein
  • implementieren Sie ein System, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen
  • Wählen Sie, ob Sie bei tatsächlichem Zahlungseingang oder bei Rechnungslegung verbuchen wollen
  • Machen Sie sich Buchhaltungs-Software zunutze
  • Seien Sie auf fluktuierende Einnahmen und Ausgaben jederzeit vorbereitet
  • Lernen Sie, Steuerformulare korrekt auszufüllen und / oder eine Steuersoftware zu benutzen
  • Lassen Sie sich von einem Buchhalter und/oder einem Steuerberater unterstützen

Sie können Vieles selbst erledigen, mithilfe von Buchhaltungs- und Steuersoftware gerade auch für die Vermietung von Immobilien, mithilfe von Büchern und Anleitungen aus dem Internet, usw. Auch wenn Sie lieber einen Steuerberater an Ihre Steuererklärung lassen, so sollten Sie dennoch selbst in der Lage sein, alles nachvollziehen zu können.

Einnahmen für Mietobjekte verbuchen und nachverfolgen

Im Detail sollten Sie bei Ihren Ausgaben und Einnahmen verschiedene Kategorien haben. Bei den Mieteinnahmen kommen zum Beispiel weitere Zahlungen hinzu, wie:

  • Kaution: in Ländern, bei denen die letzte Miete als Sicherheit hinterlegt wird, zählt diese zu Mieteinnahmen, in Deutschland ist es allerdings allgemein üblich, eine gesonderte Kaution zu fordern und später zurückzuzahlen, in diesem Fall gehört diese NICHT zu Ihren Einnahmen
  • Monatliche Miete (Mieteinnahme für den jeweiligen Monat, indem die Miete eingegangen ist)

Stornogebühren: Wenn Sie eine Storno-Gebühr erheben zählt diese zum Einkommen aus Vermietung

Ausgaben für Mietobjekte verbuchen und nachverfolgen

Es ist wichtig, die Ausgaben im Auge zu behalten, zum einen, um sicherzustellen, dass Sie auch wirtschaftlich handeln, i. e. Ihre Investition auch Gewinn bringt. Zum anderen können Sie Ausgaben für das Mietobjekt als Vermieter von der Steuer abziehen. Darauf wollen Sie nicht verzichten, müssen aber alle Ausgaben und Belege nach einem System aufzeichnen und jederzeit zuordnen können.

Zu den Ausgaben für Ihr Mietobjekt gehören:

  • Instandhaltung und Reparaturkosten
  • Steuerzahlungen
  • Zahlungen für Gärtner, Klempner, usw.
  • Werbung (inkl. Online-Anzeigen, Flyer / Aushänge, etc.)
  • Provisionen (für Immobilienmakler)
  • Anwaltskosten (zum Beispiel für das Aufsetzen von Verträgen oder für Briefe an Mieter), Kosten für Steuerberater
  • Versicherungsbeiträge
  • Darlehen (Hypothek)
  • Ausstattung, Möbel
  • Nebenkosten

Separate persönliche und Vermietungskonten

Für Ihre Vermietung von Monteurzimmern sollten Sie mindestens ein separates Bankkonto haben, inkl. EC- oder Kreditkarte. Vermischen Sie Ein- und Ausgänge für Ihre vermietete Wohnung nicht mit Ihren persönlichen Finanzen. Zudem brauchen Sie ein Konto für Rücklagen, von dem Sie Reparaturkosten und dergleichen zahlen sowie ein Konto für Mietkautionen.

Darauf zu verzichten, ein oder mehrere gesonderte Konten für Mietobjekte einzurichten, ist ein Fehler, den Sie von vornherein vermeiden sollten. Sie müssen alle Beträge auseinanderhalten und speziell eben auch Kaution u. ä. separieren können. Auch sollten Sie Reparaturkosten, Kosten für Handwerker, etc. niemals von Ihrem persönlichen Konto begleichen.

Mehrere Konten für Mietobjekte

Wenn Sie mehrere Monteurwohnungen vermieten, sollten Sie für jede Monteurwohnung ein eigenes Konto einrichten. So halten Sie alles beisammen, was Sie für diese Mietsache einnehmen und ausgeben.

Wenn Sie nur ein Konto haben, wird es schwierig, den Überblick zu behalten und auch zu wissen, wer wann wofür Miete gezahlt hat. Bei separaten Konten ist es viel einfacher, alles zuzuordnen, von der Quittung bis zur Mietzahlung.

Manche Vermieter setzen am liebsten ihre eigenen Excel-Listen auf, andere bevorzugen eine Software für Vermieter für die Buchhaltung. Eine Steuersoftware, welche Buchhaltung umfasst und schließlich die Steuererklärung automatisch erstellt und direkt ans Finanzamt übermitteln kann, ist jedoch stark zu empfehlen. Sie haben die Wahl zwischen vielen verschiedenen Softwarelösungen für Vermieter.

Vermieter Go Digital

Darüber hinaus sollten Sie das Digitale Zeitalter begrüßen, um Ordnung zu halten. Es macht Sinn, alle Unterlagen, beim kleinsten Kassenzettel angefangen, einzuscannen. Wenn Sie entsprechende Steuersoftware nutzen, die alle Vorgaben für die digitale Buchhaltung in Deutschland erfüllt, können Sie dann sogar die Papierunterlagen anschließend vernichten.

Ansonsten richten Sie für alle Papiere gesonderte Ordner ein, die Sie nach Kategorien und auch nach Jahren ordnen. Auch gesonderte und eindeutig gekennzeichnete Schuhkarton tun es.

Beim Abschluss eines Mietvertrags übers Internet ist es außerdem ratsam, in eine Lösung für digitale Unterschriften zu investieren, das ist gar nicht so schwer und erspart Ihnen Umstände und Unsicherheiten.

Von Hand unterschriebene Mietverträge sollten Sie natürlich aufbewahren, sortieren Sie immer alles sofort in klar gekennzeichnete Ordner, damit Sie bei Bedarf alles sofort wiederfinden können.

Sie können Vieles automatisieren, Erinnerungen einrichten, Bankeinzug für Ihre Zahlungen von Nebenkosten und Mieteingänge vereinbaren, usw.

Buchhaltungssoftware oder Steuerberater? Was ist besser?

Wenn Sie dennoch einen Steuerberater bevorzugen, können Sie dies natürlich tun. Er kann Sie beraten und das Beste aus Ihrer Situation herausholen. Ein Steuerberater kann auch für Sie einen Buchhalter beschäftigen, um alle Eingänge, Ausgaben und Quittungen zu verbuchen. Dann brauchen Sie nichts weiter zu tun, als alles möglichst geordnet aufzubewahren, um es dem Steuerberater überlassen zu können. Lassen Sie sich direkt dazu beraten, welche Leistungen Sie von der Steuer abziehen können.

Wenn Sie jemanden wünschen, der monatlich alle Mieteingänge checkt, müssen Sie natürlich entsprechend für einen monatlichen Service zahlen. Ein professioneller Buchhalter oder (virtueller) Assistent übernimmt dies gerne für Sie.

Ein beliebtes Mischsystem ist die Nutzung einer integrierten Steuer- und Buchhaltungssoftware, welche Sie selbst als Vermieter nutzen und dann direkt dem Steuerberater elektronisch übermitteln können. Die Software muss dann bestimmten Normen entsprechen, besprechen Sie dies mit dem Steuerberater also vorher und nicht nachdem Sie Stunden auf die Eingabe der Daten verwendet haben.

Ihre Entscheidung, wie Sie Ihre Buchhaltung verfolgen, hängt von Ihren Umständen, der Anzahl Ihrer Monteurzimmer und Ihrer Erfahrung und verfügbaren Zeit ab. Viele lassen sich anfangs von einem Steuerberater an die Sache heranführen und lernen dann, mithilfe einer Softwarelösung alles selbst zu erledigen.

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